Case study QPC Group
Introduzione
QPC Group, un fornitore australiano di tecnologia per l’ufficio, ha come missione aiutare le aziende a lavorare in modo più intelligente grazie all’automazione e a flussi di lavoro ottimizzati. Dai servizi di stampa gestiti alle lavagne interattive, fino ai sistemi di videoconferenza e VoIP, QPC Group offre soluzioni innovative per migliorare la produttività e l’efficienza operativa delle aziende in Australia e Nuova Zelanda. Con una presenza consolidata in settori come sanità, servizi minerari e ospitalità, QPC Group è cresciuta fino a diventare un partner affidabile nella tecnologia per l’ufficio, offrendo soluzioni che si adattano alle esigenze specifiche dei suoi clienti.
La sfida
Nel 2010, QPC Group si è messa alla ricerca di una piattaforma software per la gestione dei dispositivi che potesse gestire in modo efficace e da remoto i suoi servizi di stampa e copiatura. La scelta iniziale di una soluzione locale, seguita dalla migrazione a un sistema canadese, ha funzionato per un certo periodo, ma si è rivelata complessa e con limitate possibilità di scalabilità. Con l’espansione dell’azienda e l’evoluzione della tecnologia, è emersa la necessità di una soluzione più integrata ed efficiente per la gestione del parco stampanti. Quando uno specialista di soluzioni HP ha suggerito MPS Monitor—una piattaforma SaaS nota per le sue ampie capacità di integrazione— QPC Group ha trovato una soluzione perfetta per le sue crescenti esigenze. Nel 2019, hanno iniziato una migrazione graduale a MPS Monitor, partendo con circa 50 dispositivi.
La transizione a MPS Monitor
QPC Group è stata immediatamente colpita dalla flessibilità e semplicità d’uso di MPS Monitor. Questa soluzione di gestione del parco stampanti ha permesso loro di gestire un portafoglio in espansione di dispositivi di diversi marchi, tra cui HP, Lexmark, Epson e Fujifilm. L’integrazione con Smart Device Services (SDS) di HP si è rivelata particolarmente preziosa, consentendo la gestione remota di attività come il riavvio dei dispositivi, l’aggiornamento del firmware e l’accesso al web server incorporato (EWS) per risolvere eventuali problemi. Questa funzionalità si allinea perfettamente con l’impegno di QPC Group a fornire un servizio tempestivo ed efficiente.
“L’integrazione di MPS Monitor con HP SDS ci permette di risolvere le problematiche dei clienti da remote e minimizzare le visite on-site, in linea con la nostra promessa di fornire un servizio rapido ed eccellente,” commenta Lisa Spark, Co-Founder & General Manager di QPC Group.
Migliorare l’efficienza operativa con l’automazione
La decisione di migrare completamente a MPS Monitor è stata supportata dall’integrazione fluida della piattaforma di monitoraggio dei dispositivi di stampa con i sistemi di contabilità, in particolare Xero, e le sue robuste funzionalità di gestione dei contratti. L’automazione dei processi di fatturazione, come il tracciamento costo-pagina e il monitoraggio dei livelli di toner, ha eliminato diverse operazioni manuali e ha permesso a QPC Group di focalizzarsi su attività di valore più elevato. Consolidando due sistemi di monitoraggio in uno, il team ha ridotto il carico di lavoro amministrativo del 70%.
L’integrazione API ha portato ulteriori vantaggi, consentendo l’inserimento automatico dei dati e una gestione semplificata dell’inventario. Un’altra funzionalità di spicco di MPS Monitor è stata l’opzione personalizzabile “Days to Empty” (DTE). Questo strumento ha permesso a QPC Group di impostare avvisi precisi sul livello del toner, adattati alle diverse regioni, migliorando la pianificazione e la gestione dell’inventario.
Fatturazione semplificata grazie all’integrazione con Xero
Un aspetto fondamentale della partnership tra QPC Group e MPS Monitor è stata l’integrazione con Xero, una delle principali piattaforme per la contabilità in Australia. Questo ha permesso di consolidare la fatturazione, consentendo ai clienti di ricevere un’unica fattura che copre tutti i servizi. Questo approccio semplificato ha reso i pagamenti più agevoli per i clienti e ha garantito una maggiore resilienza operativa, poiché il personale di supporto poteva elaborare le fatture con facilità.
Chin Yoon, Managing Director di MPS Monitor Asia, ha svolto un ruolo fondamentale nel rendere il processo di transizione semplice e lineare. La sua esperienza e il supporto dedicato hanno permesso a QPC Group di migrare senza problemi. “Con la guida di Chin e un supporto costante, siamo riusciti a sfruttare a pieno il potenziale di MPS Monitor,” aggiunge Lisa.
Risultati e vantaggi ottenuti
Dall’adozione della soluzione di gestione del parco stampanti di MPS Monitor, QPC Group ha ottenuto un livello più alto di automazione ed efficienza. La fatturazione mensile automatizzata e la gestione semplificata dei contratti hanno permesso al team di concentrarsi sullo sviluppo del business. Gli strumenti di reportistica di MPS Monitor, come le statistiche sulle spedizioni e le previsioni di esaurimento dei toner, aiutano QPC Group a pianificare le necessità di magazzino in modo più accurato, riducendo al minimo le sostituzioni inutili di parti e abbassando i costi.
Futuro in crescita con MPS Monitor
Con piani di crescita di gestione fino a 10.000 dispositivi, la collaborazione di QPC Group e MPS Monitor è ben posizionata per la crescita futura. Il loro impegno continuo nell’automazione dei processi interni è parte integrante della loro strategia, e puntano a continuare ad innovare le operazioni di fatturazione e gestione dei contratti per soddisfare le esigenze in evoluzione dei clienti.
Conclusioni
Il percorso di QPC Group insieme a MPS Monitor dimostra in che modo l’automazione integrata possa trasformare i Managed Print Services. Facendo leva sui potenti strumenti e sul supporto di MPS Monitor, hanno semplificato le varie attività, ridotto il lavoro manuale e stabilito una solida base per una crescita scalabile. Questa partnership rappresenta l’impegno di QPC Group a lavorare in maniera più intelligente, permettendo ai cienti in Australia e Nuova Zelanda di operare in modo più efficace ed efficiente.
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