Introduzione
Secondo l’indagine 2021 KPMG CEO Outlook Pulse Survey, il 45% dei leader aziendali non si aspetta un ritorno alle “normali” operazioni di business fino al 2022, mentre il 31% pensa che accadrà entro la fine dell’anno – e quasi un quarto ritiene che la propria attività sia cambiata per sempre. Ovunque ci si collochi in questa discussione, una cosa è chiara: la normalità non sarà così “normale” come lo era prima della pandemia.
I dipendenti si sono abituati a lavorare da casa. In molti casi, hanno dimostrato di poter essere altrettanto produttivi, se non di più. È vero, a molti dipendenti manca la relazione personale con i colleghi, il mentoring e la comunità che derivano dalla vita d’ufficio. Ma di certo non sentono la mancanza del pendolarismo. Si sono abituati alle ore extra da poter riservare ogni giorno alla famiglia, alla vita sociale, all’esercizio fisico o persino alla possibilità di dedicare un po’ di tempo in più quando si avvicinano scadenze urgenti.
Il recente Work Trend Index di Microsoft riflette tutto questo, suggerendo che i dipendenti sembrano pronti e disposti ad adottare una modalità di lavoro ibrido, in cui trascorrere 2-3 giorni a settimana lavorando da remoto e il resto del tempo nel loro ufficio. E il 30% dei CEO intervistati da KPMG pensa che la maggior parte del proprio personale lavorerà in questo modo a lungo termine.
Gestione più intelligente delle stampanti da remoto
Il COVID è stato un catalizzatore per una rapida adozione del cloud e per pratiche di lavoro ibrido di successo, che hanno il potenziale per sopravvivere alle direttive del lavoro da casa imposte dalla pandemia. Prima della pandemia, i datori di lavoro potevano essere scettici sulla produttività dei lavoratori da casa e dubbiosi sull’infrastruttura cloud necessaria per supportarla. Tuttavia, non avendo altra scelta che implementare rapidamente strategie cloud per mantenere i dipendenti al sicuro e le loro aziende operative, la maggior parte dei leader aziendali ammette che è stato un esperimento di grande successo.
Ma se le aziende vogliono mantenere il lavoro ibrido a lungo termine, hanno bisogno di una strategia di gestione della stampa che consenta ai dipendenti di stampare su dispositivi in rete con la stessa affidabilità e sicurezza da casa o dall’ufficio.
È facile pensare che le violazioni della sicurezza avvengano solo tramite server, PC, laptop, telefoni e tablet; eppure qualsiasi cosa con un indirizzo IP – comprese stampanti e dispositivi di stampa – può essere impattata o utilizzata come veicolo inconsapevole per diffondere un virus o generare una violazione della sicurezza. Il vecchio firmware della stampante e i DCA (Data Collection Agent) non protetti sono solo due dei modi in cui le stampanti possono esporre le aziende ai criminali informatici, e il rischio aumenta notevolmente quando viene contemplato anche l’accesso alla stampa da remoto.
Ecco perché MPS Monitor ha stretto una partnership con HP per fornire funzionalità di sicurezza di stampa tramite HP Smart Device Services. Si tratta di una soluzione automatizzata basata su cloud per la gestione remota dei dispositivi che consente ai rivenditori e ai fornitori di Managed Print Services (MPS) di creare policy di sicurezza e condurre valutazioni periodiche sulla sicurezza della stampa. Tra le altre cose, identifica la stampante obsoleta e il firmware del dispositivo di stampa che potrebbero avere vulnerabilità sulla sicurezza note o probabili su singole macchine, e può evidenziare i rischi per la sicurezza anche a livello di parco macchine.
I rivenditori possono utilizzare la piattaforma per implementare le politiche consigliate di sicurezza dei dispositivi del fornitore e applicare automaticamente tali impostazioni a un intero parco macchine. Non è necessario che all’interno dell’azienda dell’utente finale ci sia qualcuno che si occupi della sicurezza del dispositivo.
DCA abilitati al cloud
Portando avanti la partnership con HP, MPS Monitor ha integrato completamente l’SDS Cloud DCA dell’azienda nella piattaforma software nel febbraio 2021. L’integrazione aiuta notevolmente ad affrontare la problematica di gestire la proliferazione di DCA per i lavoratori da remoto nei loro ambienti di home office.
Prima del COVID, una tipica azienda con circa 1.000 dipendenti aveva a disposizione 200 stampanti nei propri uffici, tutte connesse all’interno della rete aziendale, che spesso richiedevano un solo DCA per gestire tutto il parco macchine. Con l’inizio del lockdown, i dipendenti hanno cominciato a lavorare da casa e molte aziende hanno fornito stampanti ai lavoratori a domicilio. Così facendo, hanno triplicato il numero di dispositivi all’interno della loro organizzazione. A rendere la situazione più complessa contribuiva il fatto che le stampanti non fossero più collegate alla rete aziendale e ognuna di esse necessitasse di un proprio DCA.
Ciò ha creato una notevole quantità di lavoro amministrativo aggiuntivo, sia per i Dealer che per i lavoratori da casa, che improvvisamente hanno dovuto preoccuparsi della gestione e dell’implementazione dei DCA. In una situazione in cui ci sono molti più dispositivi rispetto a prima ma nel complesso si stampano meno pagine, la redditività del Dealer è già a rischio e l’onere di gestire molti più DCA non fa che aumentare i costi.
HP SDS Cloud DCA risolve questo problema per i Dealer aiutandoli a gestire i dispositivi HP, utilizzando il firmware FutureSmart supportato, senza installare alcun software su PC o laptop. Invece, è la stampante stessa ad essere il DCA e si connette direttamente – in modo indipendente – al cloud. Riteniamo che sia un modo sicuro per migliorare le offerte di servizi, raggiungere gli SLA e mantenere i clienti attivi in modo redditizio ed efficiente.
Una spiegazione completa di come funziona HP SDS Cloud DCA è possibile trovarla in questo video.
Cloud Printing con Microsoft 365 Universal Print
Abbiamo detto che la stampa su una stampante di rete da una posizione remota può creare potenziali rischi a meno che non venga eseguita in modo sicuro. Ma perché è così? Tradizionalmente, le stampanti e gli utenti in rete si trovavano “all’interno” di una rete protetta da un firewall che permetteva di tenere fuori gli utenti non autorizzati (come un castello circondato da un fossato). La sicurezza era stabilita al perimetro: le macchine autorizzate erano poste “dentro” la rete (o castello), mentre quelle non autorizzate erano “fuori” (al di là delle mura del castello).
È qui che entrano in gioco soluzioni come Universal Print di Microsoft. Consentono a un’identità di Azure Active Directory attendibile di stampare dal cloud Microsoft su una macchina in rete. Da quel momento in poi è l’identità verificata che consente di connettersi alla rete aziendale e stampare documenti, e non una macchina, un dispositivo o un sito specifico. Universal Print di Microsoft è nativamente integrato con MPS Monitor e completamente supportato. Ciò significa che i Dealer e i fornitori di MPS che utilizzano MPS Monitor possono ora aiutare i propri clienti a spostare la propria infrastruttura di stampa nel cloud Microsoft 365 e gestire tutte le funzionalità MPS all’interno di un’unica soluzione SaaS.
I Dealer che già distribuiscono il nostro software (o intendono farlo) possono attivare direttamente tutte le funzioni di Universal Print per i loro client Microsoft 365. Ciò include code di stampa, pull printing, monitoraggio e gestione remoti, gestione degli utenti e job tracking. E se anche i Dealer optassero per pratiche di lavoro ibrido, il loro personale potrà servire i clienti con facilità ed efficienza, indipendentemente dalla posizione.
Un’unica soluzione basata su cloud rende più facile la vita dei Dealer, e ciò, a sua volta, la rende più facile ai loro clienti. Significa anche che i team IT che lavorano da remoto possono monitorare l’utilizzo della stampa e impostare le politiche di stampa senza essere fisicamente sul posto, garantendo la disponibilità di lavoro flessibile. In effetti, la gestione della stampa basata su cloud rende il lavoro flessibile possibile e pratico in tutto il settore, non solo per gli utenti finali.
Conclusioni
Se le ricerche di KPMG e Microsoft che abbiamo citato si riveleranno corrette, allora il lavoro del futuro sarà ibrido. Ciò significa che il futuro della stampa, della stampa gestita e della sicurezza dei dispositivi di stampa sarà basato sul cloud. Questa è una convizione ripresa da Quocirca nel suo Printing in the Hybrid Workplace StudyPrinting in the Hybrid Workplace Study, che afferma che “…il cloud sarà un fattore abilitante per il nuovo ambiente di stampa normale. La necessità di una piattaforma in grado di scalare più facilmente per soddisfare le esigenze del lavoro ibrido e fornire i livelli di disponibilità richiesti per tale forza lavoro sta diventando sempre più evidente”.
Ciò significa che è ora che anche i Dealer e i fornitori di Managed Print Services (MPS) si orientino al cloud. In questo mercato altamente competitivo, coloro che comprendono meglio la stampa basata su cloud e la gestione della stampa, e possono rendere entrambe le cose il più indolore possibile per i propri clienti, saranno quelli che avranno successo e guideranno il mercato. Da un punto di vista pratico, riteniamo che ciò significhi trovare un’unica piattaforma cloud per tutti i servizi di stampa gestiti; qualcosa che possa integrarsi perfettamente con il sistema ERP per fornire fatturazione automatizzata e logistica ottimizzata. Idealmente, la soluzione dovrebbe anche eliminare il problema dell’implementazione e della gestione di DCA per i lavoratori da remoto, facilitando anche la stampa sicura indipendentemente dalla posizione.
