Le aziende che affondano le loro radici a quasi un secolo fa, di solito hanno alcune caratteristiche in comune alla base della loro longevità: l’acume per il business, inteso come capacità di individuare e rispondere alle opportunità emergenti, e la volontà di adottare le ultime tecnologie per operare in modo più efficiente e fornire ai propri clienti un servizio sempre migliore. Sono queste in effetti le qualità che caratterizzano Weaver & Bomfords, azienda di forniture per ufficio le cui origini risalgono al 1922.
Con sede nel Cheshire (UK), l’azienda continua oggi a crescere, con 15 dipendenti che offrono ai clienti in tutto il paese una serie di servizi di cui necessitano le realtà lavorative ad alto ritmo. Nello specifico, Weaver offre fotocopiatrici e stampanti di rete, Managed Print Services (MPS) e Soluzioni Documentali. Bomfords si concentra invece su mobili e forniture per ufficio. Una soluzione che sta aiutando i clienti dell’azienda a ottenere una maggiore efficienza per le loro attività di stampa arriva da MPS Monitor®, azienda che sviluppa e distribuisce la piattaforma leader per il monitoraggio e la gestione da remoto di stampanti e dispositivi multifunzione. MPS Monitor 2.0 è una soluzione SaaS basata su cloud, e oggi due terzi dei clienti di Weaver stanno beneficiando dell’accessibilità, flessibilità e sicurezza che essa offre.
Soddisfare le esigenze di stampa dei clienti con MPS Monitor 2.0
La comodità è spesso al centro di un’ottima esperienza di servizio al cliente, come sottolinea Sue Lenton, direttore generale di Weaver & Bomfords. “Siamo sempre alla ricerca di nuove strade per offrire valore ai nostri clienti e, fornendo una soluzione di gestione della stampa in outsourcing come quella di MPS Monitor, possiamo rimuovere per loro tutto il peso delle attività di stampa, cosicché possano continuare a concentrarsi sul loro business. Dal punto di vista dei clienti, essi non devono mantenere o gestire le forniture di toner, poiché quest’ultimo viene semplicemente consegnato e contrassegnato per la macchina giusta, in modo che essi sappiano che sarà lì esattamente quando ne hanno bisogno. In genere, i nostri clienti hanno diversi dispositivi di stampa, quindi abbiamo esaminato quale fosse il miglior MPS per loro, per rendere più facile mantenere i parchi macchine in esecuzione in modo efficiente ed economico. MPS Monitor toglie al cliente qualsiasi compito di amministrazione o gestione legato a quel processo”, afferma Lenton.
A fronte della diversità delle loro esigenze di stampa, è un servizio che molti clienti hanno imparato ad apprezzare, come spiega Lenton: “Abbiamo una rosa davvero numerosa di clienti che stampano una varietà molto ampia di documenti; ricette mediche, materiali di marketing e per i punti vendita e persino transfer utilizzati nella produzione di porcellane. Abbiamo fra i nostri clienti molti produttori alimentari locali, mulini e panifici, società di distribuzione, così come più comuni studi professionali e legali, nonché scuole e accademie locali. Tutte queste organizzazioni sono rimaste aperte nell’ultimo anno e così anche noi: hanno più che mai bisogno del nostro servizio e supporto sul posto“.
Una soluzione MPS flessibile e adattabile per un mondo in rapida evoluzione
È diventato presto evidente a Sue Lenton e al suo team come MPS Monitor fosse una soluzione a prova di futuro adatta alle esigenze dei loro clienti, dato che essa è stata sviluppata a partire dalla visione di una piattaforma scalabile nativamente progettata per il cloud. Lenton osserva: “Weaver utilizza da molto tempo le tecnologie di monitoraggio da remoto per la gestione dei parchi macchine e l’ordinazione delle forniture, e abbiamo quindi una certa familiarità con le soluzioni disponibili. Quando abbiamo iniziato a interfacciarci con MPS Monitor, ci è apparso subito chiaro che si trattava di un’offerta di gran lunga migliore di quella che usavamo in precedenza. Per cominciare, il suo front-end è molto intuitivo e l’interfaccia utente è ben orientata graficamente“. A ciò Lenton aggiunge che MPS Monitor rende i dati e le informazioni facilmente accessibili, a differenza di altre soluzioni che richiedono una discreta conoscenza tecnica per poter accedere alle informazioni e ai dati di reporting. MPS Monitor rende facile ottenere un’istantanea corretta dello stato di un parco macchine, in modo che le criticità o i problemi possano essere identificati immediatamente. “È davvero facile trovare le informazioni di cui c’è bisogno. Nel complesso, MPS Monitor ci offre molto di più attraverso uno strumento di gestione del business di facile utilizzo”.
La diversità della base di clienti di Weaver richiedeva una soluzione di monitoraggio remoto dei dispositivi di stampa che potesse adattarsi e scalare facilmente in funzione delle esigenze uniche di ciascun cliente, non da ultimo quando è scoppiata la pandemia e il personale è stato costretto a lavorare da casa. In questo contesto, la flessibilità di MPS Monitor ha molto aiutato. “Durante la pandemia, siamo stati in grado di fornire e monitorare i dispositivi di stampa per coloro che lavoravano da remoto grazie a MPS Monitor. Ci è stato possibile estendere il servizio che normalmente offriamo al personale basato in ufficio; possiamo controllare i dispositivi da remoto e fornire il toner quando necessario, nonché dare supporto a distanza nel caso in cui i lavoratori abbiano problemi di stampa o scansione. Il grande vantaggio di MPS Monitor è la disponibilità di un multi-connettore (Cluster) che viene eseguito su più di un dispositivo. Nel momento in cui il connettore è installato, possiamo avere visibilità sui dispositivi e sulle gerarchie di rete. È molto semplice“. Con la sua architettura basata su cloud, il suo approccio indipendente dai vendor, l’attenzione alla sicurezza e l’integrazione diretta con gli Smart Device Services (SDS) di HP e Universal Print (UP) di Microsoft, MPS Monitor è ideale per soddisfare le esigenze in continua evoluzione del forza lavoro ibrida.
L’integrazione come chiave per sbloccare il potenziale aziendale
L’integrazione con applicazioni di terze parti, come i sistemi CRM, è un altro punto di forza di MPS Monitor. “Eravamo agli inizi nell’uso di MPS Monitor e la stavamo utilizzando con Vantage Online. A quell’epoca, non esisteva in realtà un connettore ufficiale per noi. Ma MPS Monitor ci ha ascoltato e ne ha sviluppato rapidamente uno, aiutandoci poi a configurarlo. L’integrazione con Vantage Online ha reso semplice il complesso passaggio da un altro fornitore. Il team di MPS Monitor ci ha anche aiutato a eseguire un aggiornamento in blocco per ridurre al minimo le attività coinvolte“. Lenton aggiunge: “Con il sistema in uso, gli avvisi sul toner vengono creati direttamente nel nostro sistema, pronti per l’elaborazione immediata, mentre le letture dei contatori in tempo reale facilitano la fatturazione. Ciò ha semplificato quelle che possono essere attività molto manuali, liberando quindi del tempo al nostro personale. L’integrazione tra le due soluzioni è in fase di ulteriore sviluppo e confidiamo di poter essere molto presto in grado di utilizzare ancora più funzionalità di MPS Monitor da Vantage Online “.
Soluzioni di cui fidarsi
Un altro vantaggio che Lenton e il suo team hanno imparato ad apprezzare giorno dopo giorno è la stabilità di MPS Monitor. Con la precedente soluzione MPS, Weaver doveva gestire molti falsi allarmi, alcuni dei quali attivati direttamente dagli utenti che estraevano il toner e lo scuotevano. L’azienda impiegava molto tempo e sforzi per controllare ogni avviso ricevuto, convalidarlo o ignorarlo. Con MPS Monitor, questo non è più un problema da dover gestire, afferma Lenton. “Ci fidiamo di MPS Monitor in un modo in cui non potevamo fidarci del nostro precedente sistema. Ci aiuta a garantire il mantenimento dei livelli di servizio al cliente“. Anche la configurabilità flessibile degli alert è fondamentale: in questo senso, Lenton menziona un cliente che è operativo 24 ore su 24, 7 giorni su 7, e i cui avvisi sono impostati in modo tale che esso non finisca mai il toner.
Per fare la differenza in modo tangibile per un’azienda, un prodotto eccezionale deve essere supportato da un team eccezionale, e l’esperienza di Lenton con MPS Monitor è stata estremamente positiva. “Direi che la squadra è fantastica. Sono tutti molto disponibili e pronti ad aiutare, cosa che non ho sperimentato con altri fornitori di soluzioni MPS. Sono sempre lieti di lavorare con noi ogni volta che abbiamo bisogno del loro supporto”.
Con la giusta combinazione di prodotti e persone, e con un servizio di stampa gestito fornito tramite MPS Monitor, il futuro di Weaver & Bomfords è destinato a essere radioso e di lungo respiro come il suo passato.
